CRM & Buchhaltung

2. Anmeldung im Kundenportal

Öffnen Sie https://www.meinefirma.online/kundenportal.html oder klicken Sie auf der Startseite auf Login für Betatester. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.

1. E-Mail-Adresse eingeben
2. Passwort eingeben
3. Optional: Angemeldet bleiben aktivieren
4. Auf Anmelden klicken – Sie werden zum Dashboard weitergeleitet

Abbildung 1: Kundenportal-Login

4. CRM: Kunden verwalten

Unter CRM → Kunden gelangen Sie zur Kundenliste. Hier sehen Sie alle angelegten Kunden mit Nummer, Firma, Adresse und Kontaktdaten.

Abbildung 3: Kundenliste mit Filter und Aktionen

Neuen Kunden anlegen

1. Klicken Sie auf + Neuer Kunde (oben rechts)
2. Füllen Sie mindestens Firma, Adresse und E-Mail aus
3. Optional: Debitorennummer, Zahlungsziel und Kundengruppe setzen
4. Weitere Tabs: Finanzdaten, Ansprechpartner, Notizen
5. Speichern – die Kundennummer (z. B. K-00002) wird automatisch vergeben

Filter nutzen

Der Filterbereich erlaubt die Suche nach Name, Kundengruppe, Status, Zahlungsart, Jahresumsatz und Erstellungsdatum. Klicken Sie Filtern zum Anwenden oder Zurücksetzen zum Leeren aller Felder.

5. CRM: Rechnungen

Unter CRM → Rechnungen → Liste verwalten Sie alle Ausgangsrechnungen.

Abbildung 4: Rechnungsliste mit Filter und Massenaktionen

Neue Rechnung erstellen

1. + Neue Rechnung klicken
2. Kunde, Rechnungsdatum und Zahlungsart wählen
3. Im Tab Rechnungsposten Positionen hinzufügen (Produkt, Menge, Preis)
4. Speichern – Rechnungsnummer (z. B. R-00001) wird vergeben
5. PDF-Vorschau erscheint rechts; Versand per E-Mail oder Druck über die Aktionsbuttons

Abbildung 5: Rechnungsdetail mit PDF-Vorschau und Buchungsstatus

Rechnung in die Buchhaltung übernehmen

Eine Rechnung kann in die Buchhaltung gebucht werden. Ist dies geschehen, zeigt der Button Gebucht (#…) die Journal-Buchungsnummer an. Der Rechnungsstatus bleibt „Offen“, bis ein Zahlungseingang verbucht wird.

Über Zahlungseingang verbuchen können Sie eine Zahlung erfassen und mit dem Debitorenkonto verknüpfen.

Weitere Funktionen in der Rechnungsliste

• Abrechnungslauf: Abonnements / wiederkehrende Posten abrechnen
• Mahnlauf: Mahnungen für überfällige Rechnungen starten
• Lastschriften einziehen: SEPA-Lastschriften verarbeiten

6. CRM: Akquise (Leads)

Das Akquise-Modul (CRM → Akquise → Kontakte) verwaltet Interessenten bevor sie Kunden werden. Es gibt keine separate „Deals“-Ansicht – die Vertriebspipeline läuft über den Status jedes Akquise-Kontakts.

Abbildung 6: Akquise-Kontakte – Lead-Liste

Pipeline-Status

Gewonnene Leads können in CRM-Kunden umgewandelt werden. CSV-Import und KI-Recherche stehen unter Akquise → CSV-Import bzw. in den Kontakt-Aktionen zur Verfügung.

7. Buchhaltung: Dashboard

Das Buchhaltungs-Dashboard (Buchhaltung → Dashboard) zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick.

Abbildung 7: Buchhaltungs-Dashboard mit KPIs und Umsatzentwicklung

Kennzahlen-Karten

• Offene Forderungen: Noch nicht bezahlte Ausgangsrechnungen
• Überfällig: Forderungen nach Fälligkeitsdatum
• Offene Verbindlichkeiten: Unbezahlte Eingangsrechnungen
• Umsatz (Monat/Jahr): Gebuchter Umsatz im Zeitraum

Schnellzugriff

Über die Buttons gelangen Sie direkt zu Neue Buchung, Offene Posten, Mahnlauf, Auswertungen und DATEV Export.

8. Buchungsjournal

Im Journal (Buchhaltung → Journal) sehen und verwalten Sie alle Buchungen. Jede Buchung hat eine Belegnummer (z. B. BU-2026-00001), Soll-/Haben-Beträge und einen Status.

Abbildung 8: Buchungsjournal mit Filter und Summenzeile

Neue Buchung anlegen

1. + Neue Buchung klicken
2. Belegdatum, Buchungsdatum und Beschreibung eingeben
3. Soll- und Haben-Konten mit Beträgen belegen
4. Speichern und verbuchen

9. Stapelbuchung

Die Stapelbuchung (Buchhaltung → Stapelbuchung) fasst unverbuchte Vorgänge zusammen:

• Ausgangsrechnungen (CRM-Rechnungen, noch nicht gebucht)
• Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen)
• Kontoumsätze (Bank/Kasse, noch nicht zugeordnet)

Abbildung 9: Stapelbuchung – Übersicht unverbuchter Vorgänge

So verbuchen Sie im Stapel

1. Tab wählen (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder Kontoumsätze)
2. Zeilen per Checkbox auswählen – oder Alle buchen
3. Buchungsvorlage wählen oder manuelle Buchung anlegen
4. Bei Kontoumsätzen: Zahlungszuordnung zur passenden Rechnung bestätigen
5. Ausgewählte buchen klicken

10. Konten & Kassenbuch

Unter Buchhaltung → Konten / Kassenbuch (alternativ Firma → Konten) verwalten Sie Bank- und Kassenkonten.

Abbildung 10: Kontoübersicht mit Test-Kasse und Aktionsfiltern

Konto anlegen

1. + Neues Konto klicken
2. Typ wählen: Bankkonto, Kassenbuch oder PayPal
3. Name, IBAN (bei Bank) und Anfangssaldo eintragen
4. Stapelbuchung aktivieren, wenn Umsätze gesammelt verbucht werden sollen

Umsätze ansehen und importieren

Über Umsätze am Konto gelangen Sie zur Umsatzliste. Dort können Sie CSV-Dateien importieren oder – bei verbundener Bank – per BANKSapi synchronisieren.

Abbildung 11: Kontoumsätze mit Filter und Zuordnungsaktionen

Aktionen in der Umsatzliste:

• Verknüpfen: Umsatz einer offenen Rechnung zuordnen
• Verbuchen: Buchungsvorlage anwenden
• CSV Import: Kontoauszug im CAMT/CSV-Format laden
• Automatisch zuordnen: System schlägt passende Rechnungen vor

11. Aktionsfilter (Finanzaktionen)

Aktionsfilter sind regelbasierte Automatisierungen für Kontoumsätze. Sie finden sie auf der Seite Konten / Kassenbuch im Abschnitt „Aktionsfilter“. Nach Bank-Sync oder CSV-Import prüft das System alle neuen Umsätze automatisch.

Abbildung 12: Dialog „Aktionsfilter anlegen“

Regel anlegen – Schritt für Schritt

1. + Regel anlegen klicken
2. Name und optional Priorität setzen (höher = wird zuerst geprüft)
3. Konto und Typ (Eingang/Ausgang) einschränken – oder „Alle“ lassen
4. Bedingung definieren: Verwendungszweck, Gegenkonto oder Betrag mit Operator (enthält, beginnt mit, …)
5. Weitere Bedingungen per + UND-Bedingung verknüpfen (alle müssen zutreffen)
6. Mindestens eine Aktion wählen:
   • Buchungsvorlage automatisch anwenden
   • Eigenbeleg erstellen
   • Buchhaltungs-Nutzer benachrichtigen
7. Speichern – Regel ist sofort aktiv

Manueller Lauf

Mit Regeln anwenden starten Sie einen manuellen Durchlauf über alle unverbuchten Umsätze. Nützlich nach dem Anlegen neuer Regeln oder zum erneuten Prüfen bestehender Umsätze.

12. Offene Posten

Unter Buchhaltung → Offene Posten sehen Sie alle offenen Forderungen (Debitoren) und Verbindlichkeiten (Kreditoren) mit Fälligkeitsdatum und Mahnstufe.

Abbildung 13: Offene Posten – Forderungen mit Überfälligkeitsmarkierung

Überfällige Posten werden rot hervorgehoben. Aktivieren Sie Nur überfällige, um die Liste einzuschränken. Von hier aus starten Sie den Mahnlauf oder springen zur Rechnung.

13. Workflow: CRM ↔ Buchhaltung

Typischer Ablauf von der Rechnung bis zur vollständigen Verbuchung:

Status-Erklärung Rechnung